Annexe C
Règles impératives et par défaut

Règles impératives

Les règlements administratifs de l'organisation doivent comprendre au moins les deux dispositions suivantes :

Dispositions impératives
Dispositions des règlements administratifs exigées Description
Conditions d'adhésionNote de bas de page 1 Les règlements administratifs doivent prévoir les conditions d’adhésion à l’organisation et préciser si une organisation ou une autre entité peut être membre. S’il y a plusieurs catégories ou groupes de membres, les règlements administratifs doivent prévoir les conditions d’ adhésion à telle catégorie ou à tel groupe, les modalités d’exclusion d’une catégorie ou d’un groupe ou de transfert à une autre catégorie ou à un autre groupe de membres, et les conditions faisant en sorte qu’un membre cesse d’appartenir à une catégorie ou à un groupe. Se reporter au Modèle de règlements administratifs (section 2.01) .
Avis d'assemblée des membres habiles à voterNote de bas de page 1 Les règlements administratifs doivent prévoir la façon dont l’avis peut être transmis aux membres habiles à voter et peuvent comprendre les possibilités suivantesNote de bas de page 2 :
  • l’avis est envoyé par la poste, par messager ou livraison personnelle, de 21 à 60 jours avant l’assemblée;
  • l’avis est communiqué par téléphone ou par d’autres moyens de communication électroniques, de 21 à 35 jours avant l’assembléeNote de bas de page 3;
  • l'avis est communiqué au moyen d'une publication :
    • au moins une fois par semaine pendant trois semaines avant l’assemblée s’il s’agit d’un journal; ou
    • de 21 à 60 jours s’il s’agit d’une publication de l’organisation qui est distribuée aux membres;
  • l’avis est posé sur un tableau d’affichage au moins 30 jours avant l’assemblée.
Se reporter au Modèle de règlements administratifs (section 2.02).

Règles par défaut

La Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif prévoit des règles par défaut dans l’éventualité où les règlements administratifs d’une organisation restent muets sur certains sujets. L’organisation peut remplacer plusieurs de ces règles en établissant ses propres règles dans les règlements administratifs ou, si elle choisit de le faire, dans les statuts. Dans certains cas, le Modèle de règlements administratifs et l'Outil d'élaboration des règlements administratifs fournit d’autres possibilités en remplacement des règles par défaut..

1. Questions financières
Disposition Règles par défaut Autres règles pouvant être prévues par les règlements administratifs
Pouvoir d'emprunt Les administrateurs peuvent emprunter et donner en garantie les biens de l’organisation sans obtenir l’autorisation des membres. Peuvent restreindre le pouvoir d’emprunt. Se reporter au point 10 dans l'annexe B.
Fournir des états financiers annuels aux membres Des états financiers annuels doivent être envoyés aux membres de 21 à 60 jours avant l’assemblée annuelle. Peut envoyer un avis aux membres indiquant que les états financiers sont disponibles au siège. Consulter le Modèle de règlements administratifs (section 1.07).
2. Adhésion
Disposition Règles par défaut Autres règles pouvant être prévues par les règlements administratifs
Transfert de l'adhésionNote de bas de page 1 L’adhésion peut uniquement être transférée qu’à l’organisation à but non lucratif elle-même. Peuvent spécifier différentes règles relatives au transfert.
Lieu de l'assemblée des membres L’assemblée des membres doit se tenir à un endroit au Canada déterminé par les administrateurs ou ailleurs à l’extérieur du Canada si tous les membres habiles à voter à l’assemblée sont d’accord. Peuvent prévoir autre chose.
Membres convoquant une assemblée Les membres détenant au moins 5 % des voix peuvent demander la tenue d’une assemblée des membres. Peuvent établir un pourcentage moindre que 5 % mais non supérieur.
Participation électronique à une assemblée La participation par des moyens électroniques est permise. La participation électronique peut être interdite ou restreinte.
Assemblée tenue entièrement par des moyens électroniques Non permise. Peut être permise à condition que tous les participants puissent communiquer adéquatement entre eux.
Quorum des assemblées Une majorité des membres constitue le quorum, et il suffit que le quorum soit atteint à l’ouverture de l’assemblée pour que les membres puissent délibérer même si le quorum n’est pas maintenu tout au long de l’assemblée. Les règlements administratifs dont le quorum est différent doivent établir un nombre fixe de membres, un pourcentage de membres ou un nombre ou un pourcentage de membres déterminable par une formule. Peuvent prévoir qu’un quorum à l’ouverture de l’assemblée n’est pas suffisant lorsqu’il y a perte de quorum plus tard au cours de l’assemblée. Consulter le Modèle de règlements administratifs (section 4.03).
Façon de voter des membres Le vote se fait à main levée ou par moyen électronique. Un membre habile à voter peut demander un scrutin secret. Peuvent spécifier une façon de voter. Consulter le Modèle de règlement administratifs (section 4.04).
Vote des membres absentsNote de bas de page 1 N’est pas permis sauf par moyen électronique. Peuvent spécifier que le vote des membres absents sera permis par fondé de pouvoir, par scrutin, par la poste ou par tout moyen téléphonique, électronique ou de communication. Doivent aussi prévoir la procédure relative à la collecte des voix, au dépouillement du scrutin et à la proclamation des résultats du vote. Consulter le Modèle de règlements administratifs (section 2.03).
Extinction des droits du membre Les droits du membre cessent d’exister dès l’extinction de l’adhésion. Peuvent prévoir autre chose. Consulter le Modèle de règlements administratifs (section 3.02).
3. Administrateurs
Disposition Règles par défaut Autres règles pouvant être prévues par les règlements administratifs
Rémunération des administrateurs Les administrateurs peuvent fixer leur juste rémunération et celle des dirigeants et des employés. Peuvent prévoir autre chose.
Lieu de l’assemblée des administrateurs Les administrateurs peuvent se réunir en tout lieu. Peuvent prévoir autre chose.
Nomination des administrateurs Aucune nomination n’est permise. Ne peut être remplacé dans les règlements administratifs. Les statuts peuvent permettre aux administrateurs de nommer des administrateurs supplémentaires dont le mandat expirera à la prochaine assemblée annuelle. Il n'est pas possible de nommer plus du tiers des administrateurs élus lors de la dernière assemblée annuelle. Consulter le point 10 dans l'annexe B.
Quorum des administrateurs Une majorité du nombre d’administrateurs ou le nombre minimal d’administrateurs exigé par les statuts constitue le quorum. Peuvent prévoir autre chose.
Pouvoir d’emprunt (également inclus dans Questions financières) Les administrateurs peuvent emprunter de l’argent et donner en garantie les biens de l’organisation sans obtenir l’autorisation des membres. Ce pouvoir peut être restreint dans les règlements administratifs ou les statuts. Se reporter au point 10 dans l'annexe B.
Nomination des dirigeants Les administrateurs désignent les postes, nomment les dirigeants et spécifient leurs devoirs. Peuvent prévoir autre chose. Consulter le Modèle de règlements administratifs (section 7.01).
Règlements administratifsNote de bas de page 4 Les administrateurs prennent, modifient ou abrogent les règlements administratifs sauf ceux qui exigent une résolution extraordinaire des membres. Le règlement administratif, la modification ou l’abrogation est en vigueur jusqu’à la prochaine assemblée des membres lors de laquelle les membres le confirment, le modifient ou le rejettent. Peuvent prévoir autre chose.
4. Autre
Disposition Règles par défaut Autres règles pouvant être prévues par les règlements administratifs
Documents électroniques Les documents électroniques sont permis. Peuvent prévoir autre chose
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