Modification des règlements administratifs

1. Modification des règlements administratifs nécessitant une résolution ordinaire des membres
2. Modification des règlements administratifs nécessitant une résolution extraordinaire des membres

Peu après la constitution, les règlements administratifs établissant les règles de gouvernance et de fonctionnement de l’organisation doivent être adoptés. (Voir Étapes suivant la constitution). Tout dépendamment de la question, les règlements administratifs peuvent être modifiés selon un des processus suivants :

1. Modification des règlements administratifs nécessitant une résolution ordinaire des membres

Les règlements administratifs seront modifiés et mis-à-jour selon les besoins et le fonctionnement de l’organisation au fil du temps. Voici les étapes à suivre pour approuver les modifications aux règlements administratifs qui n’exigent pas une résolution extraordinaire des membres (Voir Modification des règlements administratifs nécessitant une résolution extraordinaire des membres). Si vous préférez suivre des procédures différentes, ces étapes peuvent être remplacées dans les statuts, dans les règlements administratifs de votre organisation ou dans une convention unanime des membres.

• Étape 1 – Le conseil d’administration présente une modification d’une disposition des règlements administratifs. La date d’entrée en vigueur de cette modification est la date de son approbation par les administrateurs.
• Étape 2 – La modification aux règlements administratifs est inscrite à l’ordre du jour de la prochaine assemblée des membres.
• Étape 3 – Les membres confirment la modification apportée aux règlements administratifs – ou ils la modifient et la confirment ensuite – par résolution ordinaire.
• Étape 4 –   Si les membres rejettent la modification aux règlements administratifs adoptée par les administrateurs, la modification aux règlements administratifs cesse d’être en vigueur à la date à laquelle elle est rejetée par les membres. Si les administrateurs ne soumettent pas la modification aux règlements administratifs aux membres à la prochaine assemblée des membres, la modification au règlement cesse d’être en vigueur à la date de l’assemblée des membres à laquelle elle aurait dû être soumise aux membres. Dans de tels cas, les modifications éventuelles aux règlements administratifs, qui ont été soumises et qui ont fondamentalement la même incidence que celles rejetées ou non n’entreront pas en vigueur sur approbation des administrateurs. Elles ne prendront effet que lorsqu’elles seront approuvées par les membres.
• Étape 5 – Dans les 12 mois suivant la confirmation des changements aux règlements administratifs par les membres, un exemplaire des règlements administratifs modifiés doit être envoyé à Corporations Canada.

2. Modification des règlements administratifs nécessitant une résolution extraordinaire des membres

Voici les étapes à suivre pour approuver les modifications aux règlements administratifs qui traitent de certaines questions relatives à l’adhésion d’une organisation^{Note de bas de page 1} et qui exigent une approbation extraordinaire des membres :

• Étape 1 – Présentation d’une proposition d’un membre ou du conseil d’administration pour modifier à une disposition des règlements administratifs nécessitant une résolution extraordinaire des membres.
• Étape 2 – Les membres approuvent la modification – ou ils la modifient et la confirment ensuite – par résolution extraordinaire. Si la nature de la modification aux règlements administratifs traite des questions d’échanger, de reclasser ou d’annuler tout ou une partie des adhésions d’une catégorie particulière, l’approbation de la modification au règlement administratif exigera que les membres d’une catégorie votent séparément.^{Note de bas de page 2} Dans le cas d’un vote séparé des membres d’une catégorie, les membres d’une catégorie qui n’ont pas autrement droit de voter peuvent le faire séparément en tant que catégorie. Voir aussi Droits et responsabilités des membres.
• Étape 3 – Les modifications aux règlements administratifs entrent en vigueur, telles qu’approuvées, à la date de leur approbation par les membres.
• Étape 4 – Dans les 12 mois suivant la confirmation des modifications aux règlements administratifs par les membres, un exemplaire des règlements administratifs modifiés doit être envoyé à Corporations Canada.

Les règlements administratifs qui n’indiquent pas clairement la distinction entre les modifications aux règlements administratifs nécessitant une résolution ordinaire et ceux nécessitant une résolution extraordinaire peuvent induire en erreur le conseil d’administration et faire en sorte que les membres adoptent des résolutions ordinaires pour toutes les modifications aux règlements administratifs et que les règlements administratifs ne prennent pas effet en conformité avec toutes les dispositions. Cela signifie que tous les règlements administratifs élaborés en vertu de la Loi BNL doivent être très clairs concernant la formule de modification qui s’applique aux diverses dispositions des règlements administratifs. Voici quelques possibilités à considérer pour en assurer la clarté :

• Regrouper toutes les dispositions des règlements administratifs qui doivent être modifiées par résolution extraordinaire dans un ensemble de règlements administratifs séparés (règlements administratifs extraordinaires) et regrouper les dispositions nécessitant une résolution ordinaire pour être modifiées dans un autre ensemble de règlements administratifs (règlements administratifs généraux).
• Inclure toutes les dispositions dans les règlements administratifs, mais regrouper les questions exigeant une résolution extraordinaire dans une disposition, de telle sorte qu’il soit clair que ces questions ne peuvent être modifiées que par résolution extraordinaire.
• Indiquer, tout au long des règlements administratifs, les dispositions nécessitant une résolution extraordinaire pour être modifiées.
• Prévoir une exigence dans les statuts indiquant que toutes les modifications aux règlements administratifs requièrent une résolution extraordinaire des membres pour entrer en vigueur.^{Note de bas de page 3}

Des exemplaires des nouveaux règlements administratifs, des modifications ou des abrogations des règlements administratifs doivent être envoyés à Corporations Canada dans les 12 mois suivant les modifications, la confirmation ou l’approbation par les membres. Corporations Canada ne procédera pas à l’examen ni à l’approbation des nouveaux règlements administratifs, mais il les mettra à la disposition du public qui pourra les consulter.

Notes de bas de page

Note de bas de page 1

Les dispositions des règlements administratifs nécessitant une résolution extraordinaire des membres pour être modifiées sont (a) les conditions requises pour être membre, (b) la désignation d’une catégorie ou d’un groupe de membres ou à l’ajout, à la modification, ou à la suppression de droits ou de conditions de cette catégorie ou de ce groupe, (c) la division d’une catégorie ou d’un groupe de  membres en deux ou plusieurs catégories ou groupes et à l’établissement des droits et des conditions de chaque catégorie ou groupe, (d) le transfert de l’adhésion, (e) la façon de donner un avis aux membres ayant droit de voter à une assemblée des membres, (f) au mode de scrutin par les membres absents à l’assemblée des membres (c.-à-d., vote par procuration), (g) aux définitions connexes et aux dispositions interprétatives.

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Note de bas de page 2

Loi BNL a. 199(1).

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Note de bas de page 3

Le paragraphe 7(4) permet que les statuts exigent un plus grand nombre de votes des administrateurs ou des membres que ce que prévoit la Loi BNL pour l’entrée en vigueur de toute mesure; dans un tel cas, les dispositions des statuts prévalent.

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